Ana içeriğe geç

Bakım Yönetim Sistemi Danışmanlık Dokümanı

Bakım yönetimi, işletmelerin bakım süreçlerini etkin bir şekilde yönetmesini, ekipmanların yaşam döngüsünü sistematik olarak izleyebilmesini ve bakım iş emirlerinin doğru, planlı ve izlenebilir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Bu modül; işletmede kullanılan makine, ekipman, tesis ve altyapının güvenli, verimli ve kesintisiz çalışabilmesi için gerekli tüm bakım faaliyetlerinin planlanması, uygulanması, izlenmesi ve raporlanması süreçlerini kapsar. Böylece arıza kaynaklı duruşlar en aza indirilir, varlıkların ömrü uzatılır ve bakım maliyetleri optimize edilir.

Programların kullanılabilmesi için, sistem yöneticinizin ilgili tanımları ve tasarımları yapmış olması ve kullanıcıların bu programlar için gerekli yetkilere sahip olması gerekmektedir.

Ekipman Tanımları

Ekipman tanımı; işletmede kullanılan makine, cihaz, araç, tesis veya altyapı bileşenlerinin sisteme kayıt edilerek tüm teknik ve operasyonel bilgilerinin merkezi bir veri tabanında saklanmasıdır. Bu kayıtlar sayesinde her ekipmanın kimliği, konumu, özellikleri, bakım geçmişi ve maliyet bilgileri kolayca takip edilir.

Ekipman tanımlarını yapabilmek için menü adımından "Ekipman Tanımları" programı seçilir. Ekran açıldığında tanımlanmış bilgi var ise listelenir, tanımlanmış bilgi yok ise boş olarak gösterilir.

  • Tanım ekranında sistem tarafından zorunlu olarak belirtilen Ekipman Kodu, Ekipman Adı, Ekipman Tipi, Ekipman Lokasyonu ve Departman bilgisi alanlarının doldurulması gereklidir. Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Ayrıca daha önce kaydedilmiş bir ekipman kodu girilmeye çalışıldığında, sistem bu kaydın mevcut olduğunu bildirir ve kullanıcıyı tekrar eden bir tanım yapmaması konusunda bilgilendirir.
  • Tanımlanmış bir ekipman tanımı üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistemin yeni girişte uygulanan tüm kontrolleri aynı şekilde geçerlidir.
  • Bu kapsamda "Ekipman Kodu", "Ekipman Adı", "Ekipman Tipi", "Ekipman Lokasyonu" ve "Departman" bilgisi alanları yine zorunludur. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında ya da daha önce kaydedilmiş bir ifade yeniden girildiğinde, kullanıcıya hata mesajı gösterilir.
  • Ayrıca, firma sabitlerinde programlarda 'kod değişimine izin verilmesin' seçeneği işaretlenmişse, kullanıcı Ekipman kodunu güncelleyemez ve kullanıcıya bu durumu belirten bilgilendirici bir mesaj gösterilir.
  • Ekipman tanımları üzerinde silme işlemi gerçekleştirilebilmesi için, silinmek istenen tanıma bağlı herhangi bir iş emri talep kaydının olmaması gerekir.
  • Eğer iş emri talep programında bu ekipmana bağlı bir kayıt tanımlanmışsa, sistem kullanıcıya silme işleminin gerçekleştirilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Bu uyarı sayesinde, sistemde ilişkili verilerin korunması sağlanır ve hatalı silme işlemlerinin önüne geçilir.

Ekipman Bakım Sabit Tanımları

Ekipman Sabitleri programında, ekipman tanımları yapılırken ve arıza ile bakım sonuçları girilirken kullanılacak gruplara ait kaynak kodları, sabit parametreler olarak belirlenir.

Menüden "Ekipman Sabitleri" programı seçilir. Ekran açıldığında, tanımlama formu görünür. Daha önce kaydedilmiş bilgiler varsa, form bu verilerle dolu olarak gelir. İlk kayıt yapılacaksa formdaki alanlar boş olur.

Ekipman tanımlarında yer alan lokasyon, ekipman tipi gibi bilgiler ile iş emri talebi sonuçlarında kullanılan arıza ve bakım tanımları, Grup Tanımları ekranında oluşturulur ve grup kaynak kodu ile birbirinden ayrılır. Örneğin; grup kaynağı "Arıza" olarak belirlendiğinde, bu gruba ait arıza türleri tanımlanır. Daha sonra Ekipman Sabitleri ekranında, bu tanımların kullanılabilmesi için ilgili alanlarda uygun grup kaynak kodları seçilir. Böylece ekipman, arıza ve bakım kayıtlarında tutarlı ve standart bir veri yapısı sağlanmış olur.

  • Ekipman Tipi Kaynak Kodu, Lokasyon Kaynak Kodu, Arıza Kaynak kodu ve Bakım Kaynak kodu alanları zorunlu alanlardır. Bu alanlar girilmeden kaydetme işlemi tamamlanmaz. Çünkü bu alanlarda yapılan seçimlere göre diğer programlarda alt grupları olan tanımlamalar gelmektedir.
  • Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Bu sayfada tek bir tanımlama yapılır. Eğer daha önceden bir tanımlama yapılmamışsa yapılan tanım sisteme kaydedilir. Ondan sonraki yapılan tüm değişiklikler oluşturulan kaydın düzenlenmesi olarak işlem görür. Düzenleme işlemlerinde zorunlu alan kontrolleri olduğu gibi geçerlidir. Zorunlu alanlardan bir tanesi bile boş bırakıldığında sistem kullanıcıya uyarı mesajı fırlatır.
  • Bu sayfada silme işlemi yapılmamaktadır.

Ekipman Bakım Departman Tanımları

Ekipman Bakım Departmanları programında, ekipmanlara yönelik bakım işlemleri gerçekleştirilirken kullanılacak departman gruplarına ait bilgiler, sabit parametreler olarak tanımlanır.

Menüden "Ekipman Bakım Departman Tanımları" programı seçilir. Ekran açıldığında tanımlanmış bilgi var ise listelenir, tanımlanmış bilgi yok ise boş olarak gösterilir.

  • Tanım ekranında sistem tarafından zorunlu olarak belirtilen Ekipman Bakım Departman Kodu ve Adı alanlarının doldurulması zorunludur. Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Ayrıca daha önce kaydedilmiş bir ekipman bakım departman kodu veya adı girilmeye çalışıldığında, sistem bu kaydın mevcut olduğunu bildirir ve kullanıcıyı tekrar eden bir tanım yapmaması konusunda bilgilendirir.
  • Tanımlanmış bir ekipman bakım departman tanımı üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistemin yeni girişte uygulanan tüm kontrolleri aynı şekilde geçerlidir.
  • Bu kapsamda "Ekipman Bakım Departman Kodu" ve "Ekipman Bakım Departman Adı" bilgisi alanları yine zorunludur. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında ya da daha önce kaydedilmiş bir ifade yeniden girildiğinde, kullanıcıya hata mesajı gösterilir.
  • Ayrıca, firma sabitlerinde programlarda 'kod değişimine izin verilmesin' seçeneği işaretlenmişse, kullanıcı Ekipman kodunu güncelleyemez ve kullanıcıya bu durumu belirten bilgilendirici bir mesaj gösterilir.
  • Ekipman tanımları üzerinde silme işlemi gerçekleştirilebilmesi için, Ekipman Bakım Departmanı tanımına ait bir iş emri talep tanımlarında kullanılmış olmaması gerekmektedir.
  • Eğer Ekipman Bakım Departmanı bilgisine ait iş emri talebi varsa, sistem kullanıcıya silme işleminin gerçekleştirilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Bu uyarı sayesinde, sistemde ilişkili verilerin korunması sağlanır ve hatalı silme işlemlerinin önüne geçilir.

İş Emri Ana Nedeni Tanımları

İş Emri Ana Nedenleri programı, ekipmanlara ait arıza ve bakım işlemleri sırasında oluşturulan iş emirlerine ait temel nedenlerin tanımlandığı alandır. Bu alanda belirlenen ana neden kodları, iş emri sonuçlarının girilmesinde standart veri girişi sağlar, kök neden analizlerini kolaylaştırır ve bakım süreçlerinin daha etkin yönetilmesine katkıda bulunur. Tanımlanan bu nedenler, sistemde sabit parametreler olarak kullanılır.

Menüden "İş Emri Ana Nedeni Tanımları" programı seçilir. Ekran açıldığında tanımlanmış bilgi var ise listelenir, tanımlanmış bilgi yok ise boş olarak gösterilir.

  • Tanım ekranında sistem tarafından zorunlu olarak belirtilen İş Emri Ana Nedeni Kodu ve Adı alanlarının doldurulması zorunludur. Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Ayrıca daha önce kaydedilmiş bir İş Emri Ana Nedeni kodu veya adı girilmeye çalışıldığında, sistem bu kaydın mevcut olduğunu bildirir ve kullanıcıyı tekrar eden bir tanım yapmaması konusunda bilgilendirir.
  • Tanımlanmış bir İş Emri Ana Nedeni tanımı üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistemin yeni girişte uygulanan tüm kontrolleri aynı şekilde geçerlidir.
  • Bu kapsamda "İş Emri Ana Nedeni Kodu" ve "İş Emri Ana Nedeni Adı" bilgisi alanları yine zorunludur. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında ya da daha önce kaydedilmiş bir ifade yeniden girildiğinde, kullanıcıya hata mesajı gösterilir.
  • Ayrıca, firma sabitlerinde programlarda 'kod değişimine izin verilmesin' seçeneği işaretlenmişse, kullanıcı Ekipman kodunu güncelleyemez ve kullanıcıya bu durumu belirten bilgilendirici bir mesaj gösterilir.
  • İş Emri Ana Nedeni tanımları üzerinde silme işlemi gerçekleştirilebilmesi için, iş emri talep tanımlarında kullanılmış olmaması gerekmektedir.
  • Eğer İş Emri Ana Nedeni bilgisine ait iş emri talebi varsa, sistem kullanıcıya silme işleminin gerçekleştirilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Bu uyarı sayesinde, sistemde ilişkili verilerin korunması sağlanır ve hatalı silme işlemlerinin önüne geçilir.

İş Emri Talep Tanımları

İş Emri Talep tanımları, ekipmanlar için bakım veya arıza durumlarında oluşturulan iş taleplerinin kaydedildiği ve takip edildiği alandır. Bu ekranda iş emrine ait numara, tarih-saat, ekipman bilgisi, talep eden ve işlemi yapacak departman, ilgili operatör ve talep açıklaması gibi bilgiler tanımlanır. Ayrıca, ekipmanın durup durmadığı, numune verilip verilmediği ve talebin kapanma durumu gibi operasyonel detaylar da sistemde izlenebilir. Tanımlamalar sayesinde bakım süreçleri kayıt altına alınarak izlenebilirlik ve analiz kolaylığı sağlanır.

Menüden "İş Emri Talep Tanımları" programı seçilir. Ekran açıldığında tanımlanmış bilgi var ise listelenir, tanımlanmış bilgi yok ise boş olarak gösterilir.

  • İş Emri Tarih/ Saat, Talep eden departman, Çalışan operatör, Ekipman Bilgisi, İşlemi Yapacak Departman ve Talep Nedeni alanları zorunlu alanlardır. Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Tanımlanmış bir İş Emri Talep tanımı üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistemin yeni girişte uygulanan tüm kontrolleri aynı şekilde geçerlidir.
  • Bu kapsamda İş Emri Tarih/ Saat, Talep eden departman, Çalışan operatör, Ekipman Bilgisi, İşlemi Yapacak Departman ve Talep Nedeni alanları yine zorunludur. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında ya da daha önce kaydedilmiş bir ifade yeniden girildiğinde, kullanıcıya hata mesajı gösterilir.
  • İş Emri Talep tanımları üzerinde silme işlemi gerçekleştirilebilmesi için İş Emri Talebi tanımı; iş emri sonuç girişinde kullanılmış olmaması gerekmektedir.
  • Eğer İş Emri Talebi bilgisine ait iş emri sonuç girişi varsa, sistem kullanıcıya silme işleminin gerçekleştirilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Bu uyarı sayesinde, sistemde ilişkili verilerin korunması sağlanır ve hatalı silme işlemlerinin önüne geçilir.

İş Emri Sonuç Tanımları

İş Emri Sonuç Girişi programı, ekipmanlara ait oluşturulan iş emirlerinin gerçekleştirilmesinden sonra girilen sonuç bilgilerinin tanımlandığı alandır. Bu ekranda, iş emrine ait vardiya, işin asıl nedeni, yapılan işlemin açıklaması, sürecin durumu ve işin başarıyla tamamlanıp tamamlanmadığı gibi bilgiler kaydedilir. Girilen veriler sayesinde iş emri taleplerinin sonuçları sistemli şekilde izlenebilir, bakım performansı analiz edilebilir ve süreç takibi sağlanabilir.

Menüden "İş Emri Sonuç Tanımları" programı seçilir. Ekran açıldığında tanımlanmış bilgi var ise listelenir, tanımlanmış bilgi yok ise boş olarak gösterilir.

Sonuç Giriş Kontrol Süreci;

  • İş emri talebi bilgiler sekmesinde, daha önce girilmiş olan iş emri talep bilgileri sistem tarafından otomatik gelmektedir. Kullanıcı iş emri talebi ekranına müdahale edemez. Eğer düzeltme yapmak isterse iş emri talep tanımları programından düzeltme işlemini yapabilir.
  • İş emri sonuç girişi sekmesinde "Vardiya", "İş Emri Asıl Sebebi", "Süreç Takip Durumu", "Sonuç Değerlendirme" ve "İş Emri Sonuç Açıklaması" alanları bulunur.
  • "İş emri asıl sebebi", "Süreç takip durumu", "Sonuç değerlendirme" ve "İş emri sonuç açıklaması" alanları zorunlu alanlardır. Bu alanlar boş bırakılırsa sistem, kaydetme işlemini engeller ve kullanıcıya ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair bir uyarı mesajı gösterir.
  • Süreç Takip Durumu Kapatıldı olarak belirlenir ise iş emri talebi kapandı durumu sistemsel "Evet" olarak güncellenir.
  • Arıza/Bakım sekmesinde, "Çalışma Nedeni" ve "Arıza/Bakım Kodu" bilgileri yer almaktadır. Çalışma Nedeni ve Arıza/Bakım Kodu alanları zorunludur. Bu alanlar girilmeden kaydetme işlemi tamamlanmaz.
  • Aynı çalışma nedeni için aynı Arıza/Bakım Kodu 2. kez kaydedilememelidir. Aksi taktirde kullanıcıya hata mesajı yansıtılır.
  • Çalışma Nedeni eğer Bakım seçilmiş ise Bakım Kaynak kodu, Arıza seçilmiş ise Arıza kaynak kodları comboboxtan seçilir.
  • İş emri personel çalışma süresi sonuç girişi sekmesinde, Ekipman Bakım iş emirlerinde görev alan personellere ait çalışma süresi sonuçları girişlerinin tanımlandığı dosyadır.
  • Personel Bilgisi, Çalışma Başlangıç Tarih-saat ve Çalışma Bitiş Tarih-saat alanları zorunludur. Bu alanlar girilmeden kaydetme işlemi tamamlanmaz.
  • Çalışma Bitiş Tarih-saati, çalışma başlangıç tarih-saatinden büyük olmalıdır. Eğer Bitiş tarih-saati, başlangıç tarih-saatinden küçük veya aynı olursa hata mesajı döndürülür.
  • İş emri stok kullanımı sonuç girişi sekmesinde, Ekipman Bakım iş emirlerinde kullanılan stok bilgisi ve miktar bilgisine ait girişlerinin tanımlandığı dosyadır.
  • Stok Bilgisi ve Miktar alanları zorunludur. Bu alanlar girilmeden kaydetme işlemi tamamlanmaz.
  • Aynı sonuç bilgisi için aynı stok bilgisi kodu 2.kez kaydedilemez.
  • Tanımlanmış bir İş Emri Sonucu üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistemin yeni girişte uygulanan tüm kontrolleri aynı şekilde geçerlidir.
  • Bu programda silme işlemi bulunmamaktadır. Girilen sonuçlar silinemez. Talep silinmek istenirse de İş emri talep tanımlarından silinmelidir. İş emri talebinin silinmesi için de sonuç girilmemiş olması gerekmektedir.

Programların Veri Tabanı Tablo Adı ve Alanları

Tablo Adı: Ekipman Tanımları Equipments
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
Kodu Code
Adı Name
Aktiflik Durumu ActivationPost
Alış Tarihi PurchaseDate
Aktifleştirme Tarihi ActivationDate
Miktar Quantity
Birim UnitID
Birim Fiyatı DocumentUnitPrice
Alış Tutarı PurchaseAmount
Belge KDV Tutarı DocumentVATAmount
Belge KDV dahil Tutarı DocumentAmountWithVAT
Belgenin Döviz cinsi CurrencyCodeID
Firma Alış Tutarı CompanyPurchaseAmount
Firma KDV Tutarı CompanyVATAmount
Firma KDV Dahil Tutarı CompanyAmountWithVAT
Fatura No InvoiceNumber
Satın alma Emri No PurchaseOrderNumber
Alındığı Cari Bilgisi CustomerInformationReceivedID
Alındığı Ülke CountryReceived
Üretici Firma ProducingCompany
Menşei Ülke OriginCountry
Garanti Bitiş Tarihi WarrantyEndDate
KDV Oranı VatRate
Teşvik Sıra No IncentiveNumber
Teşvik Satır No IncentiveLineNumber
Teşvik Başlangıç Tarihi IncentiveStartDate
Teşvik Bitiş Tarihi IncentiveEndDate
Finansal Kiralama No FinancialLeasingNumber
Finansal Kiralama Başlangıç Tarihi FinancialLeasingStartDate
Finansal Kiralama Bitiş Tarihi FinancialLeasingEndDate
Stok Bilgisi StockCardID
Açıklama Description
Depo Bilgisi WarehouseID
Departman Bilgisi DepartmentID
Proje Kodu ProjectID
Ekipman Tipi Kodu EquipmentTypeGroupID
Lokasyon Kodu LocationGroupID
Marka Brand
Model Model
Seri No SerialNumber
Üretim Tarihi ProductionDate
Silindir Hacmi CylinderVolume
Silindir Adedi CylinderNumber
Yakıt Türü FuelType
Ağırlık Weight
Ağırlık Birimi UnitWeightID
KWA Gücü(Watt) KwaPower
Plaka No NumberPlate
Bağlantılı Ekipman Kodu LinkedEquipmentCode
Orijinal kodu OriginalCode
Sigorta Acenta No InsuranceAgencyNumber
Sigorta Acenta Adı InsuranceAgencyName
Sigorta Poliçe No InsurancePolicyNumber
Sigorta Şirketi Adı InsuranceCompanyName
Ekipman Sorumlusu Sicil No-1 SupervisorRegistryNo1
Ekipman Sorumlusu Adı Soyadı-1 SupervisorName1
Ekipman Sorumlusu Sicil No-2 SupervisorRegistryNo2
Ekipman Sorumlusu Adı Soyadı-2 SupervisorName2
Ekipman Sorumlusu Sicil No-3 SupervisorRegistryNo3
Ekipman Sorumlusu Adı Soyadı-3 SupervisorName3
Pasif Mi? IsPassive
Pasiflendirme Tarihi DatePassive
Onay Durumu ApprovalStatus
Proses Bilgisi ProcessId
Tablo Adı: Ekipman Bakım Sabit Tanımları MaintenanceFixeds
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
Ekipman Tipi Kaynak Kodu EquipmentTypeSourceID
Lokasyon Kaynak Kodu LocationSourceID
Arıza Kaynak Kodu MalfuctionSourceID
Bakım Kaynak Kodu MaintenanceSourceID
Tablo Adı: Ekipman Bakım Departmanları MaintenanceDepartments
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
Kodu Code
Adı Name
Pasif Mi? IsPassive
Pasiflendirme Tarihi DatePassive
Onay Durumu ApprovalStatus
Proses Bilgisi ProcessId
Tablo Adı: İş Emri Ana Nedeni Tanımları WorkOrderMainReasons
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
Kodu Code
Adı Name
Pasif Mi? IsPassive
Pasiflendirme Tarihi DatePassive
Onay Durumu ApprovalStatus
Proses Bilgisi ProcessId
Tablo Adı: İş Emri Talep Tanımları WorkOrders
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
Kodu WorkOrderNumber
Adı WorkOrderDateTime
Pasif Mi? RequestingDepartmenID
Pasiflendirme Tarihi WorkingOperatorID
Onay Durumu EquipmentID
Proses Bilgisi MachineStopped
Numune Verildi SampleGiven
Talep Kapandı RequestClosed
Talep Açıklaması RequestDescription
İşlemi Yapacak Departman DepartmentToPerformOperationID
Görüşülecek Kişi ContactPerson
Talep Nedeni ReasonForRequest
Tablo Adı: İş Emri Sonuç Tanımları WorkOrderResults
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
İş Emri Talebi WorkOrderID
Vardiya ShiftID
İş Emri Asıl Sebebi WorkOrderMainReasonID
İş Emri Sonuç Açıklaması WorkOrderResultDescription
Süreç Takip Durumu ProcessTrackingStatus
Sonuç Değerlendirme ResultEvaluation
Tablo Adı: İş Emri Bakım/Arıza Sonuç Girişi WorkOrderMaintenanceResults
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
İş Emri Talebi WorkOrderID
İş Emri Sonuç Bilgisi WorkOrderResultID
Çalışma Nedeni ReasonforWorking
Arıza/Bakım Kodu MalfunctionMaintenanceCodeID
Tablo Adı: İş Emri Personel Çalışma Süresi Sonuç Girişi WorkOrderEmployeeResults
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
İş Emri Talebi WorkOrderID
İş Emri Sonuç Girişi WorkOrderResultID
Personel Bilgisi EmployeeID
Çalışma Başlangıç Tarih-Saat WorkStartDateTime
Çalışma Bitiş Tarih-Saat WorkEndDateTime
Çalışma Açıklaması WorkDescription
Tablo Adı: İş Emri Stok Kullanımı Sonuç Girişi WorkOrderStockResults
Ekran Alan Adı Tablodaki Karşılığı
ID ID
İş Emri Talebi WorkOrderID
İş Emri Sonuç Bilgisi WorkOrderResultID
Stok Bilgisi StockCardID
Miktar Quantity