E-Defter Modülü Danışmanlık Kullanım Kılavuzu
E-Defter Modülü, işletmelerin Yevmiye ve Kebir defterlerini Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına uygun şekilde elektronik ortamda oluşturmasını, saklamasını ve gerektiğinde ibraz edebilmesini sağlayan yapıdır. Bu modül, defter oluşturma sürecinin teknik detaylarını kullanıcıdan soyutlayarak, uyumluluk ve doğruluk gerektiren tüm adımları sistem tarafından kontrollü bir şekilde yürütür. Böylece, manuel defter oluşturma süreçlerinde ortaya çıkabilecek tutarsızlıklar ve hatalar ortadan kaldırılır, kullanıcılar yalnızca süreç adımlarını takip ederek operasyonlarını güvenli bir şekilde tamamlar.
Modülde yapılan işlemler dönem bazlı ilerler. Öncelikle ilgili aylık veya yıllık defter döneminin tanımlanması gerekir. Sistem, oluşturulan dönem bilgilerinden hareketle ilgili döneme ait yevmiye ve kebir kayıtlarını toplar ve paket oluşturma aşamasına hazır hale getirir. Paket oluşturma işlemi kullanıcı tarafından başlatılsa da XML oluşturma, imzalama, paketleme ve ZIP dosyası hazırlama adımları tamamen sistem tarafından otomatik olarak yürütülür. Paket oluşturulduktan sonra, paket içeriği, durumu, dosya tipi ve oluşturulma bilgileri ekran üzerinde incelenebilir. Oluşturulan bu paketler daha sonra entegratöre gönderilerek GİB'e iletilir.
E-Defter sürecinin arka planı oldukça teknik olduğu için sistem, her işlem adımını kayıt altına alır. Log & Şematron Kayıtları bölümünde; paketlerin oluşturulma zamanı, işlem yapan kullanıcı, IP adresi, cihaz bilgisi ve varsa GİB veya entegratör tarafından dönen hata mesajları detaylarıyla birlikte görüntülenebilir. Kullanıcı, herhangi bir paketin detaylarını incelemek istediğinde ilgili satırın "Görüntüle" işlemini kullanarak şematron sonuçlarını ve log mesajlarını ayrı bir formda inceleyebilir. Bu yapı, hatalı paketlerin tespit edilmesini ve gerekli düzeltmelerin yapılmasını kolaylaştırır.
Paket Detayları bölümünde, her bir e-defter paketinin içinde yer alan dosyalar listelenir. Burada paket adı, dosya adı, dosya tipi, oluşturulma tarihi ve dosya durumu gibi bilgiler bulunur. Bu yapı sayesinde kullanıcı hem oluşturulan paketlerin bütünlüğünü hem de oluşturulma aşamalarını adım adım takip edebilir. Sistem, paket oluşturma veya gönderme sürecinde bir sorun yaşanması durumunda kullanıcının müdahale edebilmesi için gerekli hata mesajlarını ve yönlendirmeleri ekranda açık bir şekilde gösterir.
E-Defter modülünün sağlıklı çalışabilmesi için dönem tanımları, defter kaynak bilgileri, entegratör bağlantıları ve kullanıcı yetkileri önceden tanımlanmış olmalıdır. Bu yapılandırmalar sistem yöneticisi tarafından yapıldıktan sonra kullanıcı yalnızca dönem seçimi, paket oluşturma ve gönderme işlemleriyle ilgilenir. Geri kalan tüm teknik detaylar, imzalama süreçleri, şematron kontrolü ve GİB kurallarına uygun paketleme işlemleri sistem tarafından yürütülür.
Bu modül sayesinde işletme, e-defter yükümlülüklerini mevzuata tamamen uygun bir şekilde yerine getirirken, süreç şeffaf, izlenebilir ve denetlenebilir bir yapıya kavuşur. Kullanıcılar yalnızca kendi operasyonlarına odaklanır, sistem ise GİB tarafından zorunlu tutulan tüm teknik gereklilikleri arka planda eksiksiz olarak yerine getirir.