E-Belge Modülü Danışmanlık Kullanım Kılavuzu
Kurumsal Kaynak Planlama sistemimizde yer alan E-Belge Modülü, işletmelerin e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye gibi elektronik belgelerini mevzuata uygun, güvenli ve otomatik bir şekilde oluşturup yönetmesini sağlayan temel yapıdır. Modül, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ile tam uyumlu çalışarak hem belge üretimini hem de gönderim-alma süreçlerini bütünleşik bir yapı içerisinde yürütür.
Bu modül ile firmalar; gelen ve giden tüm e-belgeleri tek bir panel üzerinden takip edebilir, mali mühür/doğrulama işlemlerini otomatik olarak gerçekleştirebilir, GİB formatında XML oluşturup imzalayabilir ve entegratör üzerinden iletim süreçlerini sorunsuz şekilde yürütebilir. Ürün ve cari kayıtlarıyla sağlanan entegrasyon sayesinde belgelerin hazırlanması hızlanır, manuel hatalar ortadan kalkar ve süreçler standart bir yapıda işletilir.
Modül kapsamında; cari vergi numarası bilgilerinin yönetimi, e-belge uygunluk kontrolleri, belge gönderim-alım listeleri, XML dosyalarının oluşturulması, vergi tanımları, gönderici birim ve posta kutusu bilgilerinin yönetilmesi gibi fonksiyonlar bulunur. Bu işlevler sayesinde e-belge süreçlerinin tüm adımları hem operasyonel hem teknik olarak tek noktadan kontrol edilir.
E-belge süreçlerinin sağlıklı ilerleyebilmesi için firma bilgileri, mali mühür entegrasyonu, vergi tanımları ve GİB entegrasyon parametrelerinin doğru yapılandırılmış olması gerekir. Bu tanımlar sistem yöneticisi tarafından tamamlandığında kullanıcı yalnızca ilgili işlem ekranlarını kullanarak belge oluşturur; formatlama, doğrulama, gönderim, durum güncelleme ve arşivleme süreçleri sistem tarafından otomatik yürütülür.
Modül içerisinde yer alan bazı programlar kullanıcı ekranı içermeyip arka planda çalışan teknik tanım tablolarından oluşur. Bu tablolar; GİB XML alan eşleştirmelerini, vergi yapılarını, PartyIdentification gibi zorunlu bilgileri, entegratörün ihtiyaç duyduğu ek alanları ve e-belge oluşturulurken kullanılan sabit verileri barındırır. Bu yapıların doğru tanımlanması, e-belgelerin sorunsuz oluşturulması ve entegratöre hatasız iletilebilmesi için kritik öneme sahiptir. Bu nedenle söz konusu tablolar genel olarak sistem yöneticisi tarafından bir kez tanımlanır ve son kullanıcı müdahalesine açılmaz.
E-Belge Modülü, elektronik belgelerin yalnızca hukuki gerekliliklere uygun şekilde üretilmesini değil; aynı zamanda muhasebe ve finans süreçlerinin entegre şekilde yönetilmesini sağlar. Belge üzerinden muhasebe fişleri otomatik oluşturulabilir, süreç akışları standartlaştırılır ve e-belge hareketleri raporlamaya hazır şekilde sistemde saklanır.
Modülün genel işleyişini oluşturan başlıca fonksiyonlar şunlardır:
• Cari vergi numarası bilgilerinin tanımlanması ve kontrol edilmesi
• Cari bazlı e-belge mükellefiyet durumlarının doğrulanması
• Giden e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerinin oluşturulması ve gönderilmesi
• Gelen e-belgelerin sisteme alınması, görüntülenmesi ve yanıt süreçlerinin yönetilmesi
• XML dosyalarının otomatik oluşturulması ve arşivlenmesi
• E-belge durum kodlarının GİB yanıtları ile güncellenmesi
• Vergi, adres, şube, posta kutusu ve gönderici birim tanımlarının yönetilmesi
Bu modül, e-belge süreçlerinde hem mevzuatsal uyumluluğu hem de operasyonel verimliliği artırarak işletmelerin dijital dönüşüm sürecini güçlendirir.
Cari VKN Kontrolleri Programı
Cari VKN Kontrolleri Programı, E-Belge modülü içerisinde yer alan ve işletmenin ticari ilişkide bulunduğu carilerin vergi numaraları üzerinden e-belge mükellefiyetlerinin kontrol edilmesini sağlayan temel bir yönetim ekranıdır. Bu program, e-fatura ve e-irsaliye süreçlerinin doğru yürütülebilmesi için gerekli olan tüm güncel carî mükellefiyet bilgilerinin merkezi olarak izlenmesini ve gerektiğinde güncellenmesini sağlar.
Program açıldığında sistem, carilerin VKN/TCKN bilgilerini esas alarak oluşturulmuş mevcut kayıtları otomatik olarak grid üzerinde listeler. Kullanıcı bu listeyi filtreleme, sıralama, kolon gizleme veya gruplama gibi fonksiyonlarla kendi çalışma biçimine göre düzenleyebilir. Program yeni kayıt oluşturma veya kayıt silme işlemlerine izin vermez; çünkü yapı doğrudan carilerden gelen bilgiler üzerinden çalışır. Ancak e-belge süreçlerinde kullanılacak belirli alanların güncellenmesine imkân tanır.
Grid üzerinde yer alan bilgiler; carinin VKN'si, unvanı, e-fatura posta kutusu, e-irsaliye posta kutusu, gönderici birim bilgileri, e-belge tipi ve çalışma şekli, mükellefiyete dahil olduğu tarihler ve sistem tarafından yapılan son güncelleme tarihini içerir. Liste üzerinden toplu güncelleme yapmak isteyen kullanıcı "Güncelle" butonunu kullanabilir. Bu işlem, entegratör üzerinden carilerin güncel e-belge durumlarını sorgular. İşlem süresinin uzun olabileceği ekran uyarısıyla belirtilir ve sonuçlar Son Güncelleme Tarihi üzerinden takip edilir. Eğer entegrasyon sırasında hata oluşursa sistem kullanıcıyı bilgilendirerek hata mesajını detaylı şekilde gösterir.
Herhangi bir carinin bilgilerinde manuel güncelleme yapılması gerektiğinde kullanıcı "Düzelt" işlemine geçebilir. Düzeltme ekranında yalnızca e-belge süreçlerinde kullanılan alanlar düzenlenebilir. Bunun için "E-Fatura Güncellensin mi?" veya "E-İrsaliye Güncellensin mi?" seçeneklerinden en az birinin "Evet" olarak işaretlenmesi gerekir. Sistem, bu iki alan "Hayır" olarak seçili olduğu halde güncelleme yapılmasına izin vermez ve kayıt sırasında kullanıcıyı uyarır.
- E-Fatura güncellemesi seçilmişse: fatura posta kutusu, gönderici birim, e-fatura tipi, çalışma tipi ve mükellefiyete dahil olma durumu düzenlenebilir.
- E-İrsaliye güncellemesi seçilmişse: irsaliye posta kutusu, gönderici birim ve ilgili mükellefiyet durumu güncellenebilir.
Bu kontrol mekanizması, e-belge süreçlerinde kritik öneme sahip olan carî bilgilerinin yanlışlıkla değiştirilmesini engeller ve tüm e-belge akışlarının doğru carî bilgilerle ilerlemesini sağlar.
Cari VKN Kontrolleri Programı, E-Belge modülü içerisinde carilerin mükellefiyet bilgilerinin yönetildiği güvenilir bir kontrol noktasıdır. Bu program sayesinde, e-fatura veya e-irsaliye gönderimlerinde hatalı adres, yanlış birim veya mükellefiyet uyumsuzluğu gibi sorunların önüne geçilir. Sistem yöneticisinin periyodik güncellemeleri takip etmesi ve kullanıcıların ilgili alanları doğru bir şekilde yönetmesi, e-belge süreçlerinin sorunsuz ilerlemesi için gereklidir.
Gelen E-Fatura Listesi
Gelen E-Fatura Listesi programı, işletmeye entegratör üzerinden ulaşan tüm e-faturaların görüntülendiği ve yönetildiği ekrandır. Program açıldığında faturalar üst gridde, satırlara ait detay bilgiler ise alt gridde listelenir. Kullanıcı bu listede filtreleme, sıralama, kolon gizleme ve gruplama gibi işlemlerle kendi çalışma görünümünü düzenleyebilir. Programın yapısı yeni fatura eklemeye veya silmeye izin vermez; yalnızca mevcut faturaların incelenmesine ve Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) mevzuatına göre yanıt verilmesine yönelik tasarlanmıştır.
Kullanıcı bir faturayı seçtiğinde "Kabul" veya "Red" işlemlerinden birini gerçekleştirebilir. Red seçeneği kullanıldığında sistem ret nedeni girilmesini isteyen ek bir pencere açar ve bu alanın doldurulması zorunludur. Kabul veya red işlemi seçildiği anda, sistem entegratör aracılığıyla backend ile iletişime geçerek faturanın durumunu günceller. Bu süreçte oluşabilecek hatalar kullanıcıya anlık olarak bildirilir ve işlem tamamlanıncaya kadar sistem gerekli kontrolleri gerçekleştirir. Alt gridde gösterilen stok, fiyat, miktar ve vergi bilgilerinde herhangi bir manuel düzenleme yapılmaz; bu bilgiler yalnızca bilgilendirme amaçlıdır.
Programın en önemli iş kuralı GİB tarafından belirlenen 7 günlük cevap verme zorunluluğudur. Faturanın sisteme geliş tarihi ile bugünün tarihi arasındaki süre 7 günü aşmışsa, kullanıcı kabul ya da red seçse bile backend otomatik olarak "İşlem yapmaya çalıştığınız faturanın cevap verme süresi 7 günü geçtiğinden dolayı otomatik olarak kabul edildi statüsüne alınmıştır." yanıtını döner. Bu durumda sistem faturayı zorunlu olarak "Kabul Edildi" durumuna çeker. Süresi geçmiş bir faturayı manuel olarak reddetmek mümkün değildir; bu tür işlemler yalnızca GİB Portalı veya KEP üzerinden yapılabilir. Süre aşımı yoksa kullanıcı işlemlerini serbestçe tamamlayabilir ve sistem yanıtı entegratör aracılığıyla GİB'e ileterek faturanın durumunu günceller.
Giden E-Fatura Listesi
Giden E-Fatura Listesi ekranı, sistem tarafından oluşturulmuş tüm e-faturaların görüntülendiği ve entegratöre gönderilmek üzere hazırlandığı ekrandır. Bu listede faturalar; numara, tarih, cari bilgisi, döviz kodu, vergi tutarı, toplam tutar ve net tutar gibi temel alanlarıyla birlikte gösterilir. Kullanıcı göndermek istediği fatura veya faturaları satırdaki "Seç" kolonundan işaretleyerek işlem için hazır hale getirir. Liste yapısı filtreleme, sıralama ve görünüm düzenleme özelliklerini de desteklediği için kullanıcı kendi çalışma alanını kolayca kişiselleştirebilir.
Gönderim süreci, kullanıcının yalnızca "Entegratöre Gönder" butonuna tıklamasıyla başlatılır. Bu işlemden sonra kullanıcıdan ek bir adım beklenmez; süreç tamamen sistem tarafında yönetilir. Sistem, seçilen faturaların entegratöre gönderilmeye hazır olup olmadığını kontrol eder ve teknik doğrulamalardan geçen faturaları ilgili entegratöre iletir. Bu aşamada sistemin anlaşmalı entegratörle doğru şekilde yapılandırılmış olması önemlidir; çünkü gönderim işlemi entegratörün kabul ettiği teknik formatlara ve zorunlu alanlara göre gerçekleştirilir.
Gönderim tamamlandığında entegratörden alınan yanıta göre faturanın durumu otomatik olarak güncellenir. Fatura başarıyla iletilmişse ekrandaki "Faturanın Durumu" alanı "Gönderildi" olarak güncellenir ve kullanıcıya "Fatura entegratöre başarıyla gönderildi." mesajı gösterilir. Eğer teknik bir hata, entegratör reddi veya zorunlu alan eksikliği gibi bir durum söz konusuysa sistem "Entegratörden Hata Alındı" durumunu yansıtır ve kullanıcıya "İşlem başarısız oldu. Hata detayı şu şekildedir: (parametreli hata mesajı)" şeklinde detay içeren bir mesaj sunar. Böylece kullanıcı gönderim sürecinin sonucunu anlık olarak görebilir ve gerekli düzeltmeleri yapabilir.
Giden E-Fatura Listesi ekranı, kullanıcının manuel bir işlem yapmasına gerek kalmadan faturaların entegratöre güvenli bir şekilde iletilmesini sağlayan merkezi bir kontrol alanıdır. Kullanıcı fatura seçimini yapıp gönder butonuna tıkladıktan sonra tüm gönderim, doğrulama ve sonuç bildirimi adımları sistem tarafından otomatik olarak tamamlanır. Bu yaklaşım, kullanıcı hatalarını azaltır ve e-fatura süreçlerinin mevzuata uygun, hızlı ve standart biçimde yürütülmesini sağlar.
Gelen E-İrsaliye Listesi
Gelen e-irsaliyelerin entegratör aracılığıyla sisteme düştüğü bu ekran, işletmeye ulaşan tüm e-irsaliyelerin kontrol edilmesini, görüntülenmesini ve gerekli durumlarda kabul veya red işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar. Kullanıcı ekranı açıp tarih aralığını belirleyerek "Listele" butonuna tıkladığında, belirtilen tarih aralığında sisteme ulaşmış irsaliyeler grid üzerinde görüntülenir. Grid yapısı kullanıcının ihtiyaçlarına göre düzenlenebilir; sütunlar gizlenebilir, sıralanabilir veya farklı gruplama seçenekleriyle kişisel görünüm oluşturulabilir.
Bir irsaliye üzerinde işlem yapılmak istendiğinde kullanıcı ilgili satırdan "Kabul" veya "Red" seçeneğini tıklayarak işlem başlatır. Bu işlemin devreye girmesiyle birlikte sistem, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu tutulan 7 günlük cevap verme süresini kontrol eder. Eğer irsaliyenin sistemdeki tarihi, bugünden geriye dönük 7 günü geçmişse kullanıcı işlem yapamaz. Bu durumda ekrana otomatik olarak şu bilgilendirme mesajı gösterilir:
"İşlem yapmaya çalıştığınız faturanın cevap verme süresi 7 günü geçtiğinden dolayı otomatik olarak kabul edildi statüsüne alınmıştır."
Bu uyarı sonrasında irsaliye kullanıcı müdahalesi olmadan otomatik olarak "Kabul Edildi" durumuna çekilir. Süresi geçmiş bir belge için manuel red işlemi yapılamaz; red işlemi ancak GİB portalı veya KEP üzerinden gerçekleştirilebilir.
Cevap verme süresi içerisinde kalan bir irsaliye için kullanıcı serbestçe "Kabul" veya "Red" yanıtı verebilir. Red seçeneği tercih edilirse ekrana "E-İrsaliye Ret Nedeni" penceresi açılır ve kullanıcı ret sebebini girerek işlemi kaydeder. Kabul veya red işlemi gönderildikten sonra yanıt entegratöre iletilir ve GİB'e aktarım sağlanır. Bu işlem tamamlandıktan sonra irsaliyenin durumu güncellenir ve belge üzerinde tekrar bir değişiklik yapılmasına izin verilmez.
Bu ekran yalnızca gelen irsaliyelerin listelenmesi ve cevaplanması için kullanılır; kullanıcı tarafından silme işlemi yapılmaz. Kabul veya red işlemi gönderildikten sonra belge GİB tarafından işleme alındığı için daha sonra düzeltme yapılması mümkün değildir. Bu yapı sayesinde işletmeye gelen e-irsaliyelerin yasal süreler doğrultusunda doğru şekilde işlenmesi, süreç takibinin sağlıklı yürütülmesi ve olası gecikmelerin sistem tarafından önlenmesi sağlanır.
Giden E-İrsaliye Listesi
Giden e-irsaliyelerin sistem üzerinde takip edildiği bu ekran, entegratöre gönderilecek irsaliyelerin listelendiği ve gönderim işleminin başlatıldığı temel yapıyı oluşturur. Ekranda mevcut irsaliyeler grid üzerinde görüntülenir ve kullanıcı işlem yapmak istediği irsaliyeyi seçerek süreci başlatabilir. Grid yapısı filtreleme, sıralama ve sütun görünümü seçenekleriyle kişisel bir çalışma alanı oluşturulmasına imkân tanır.
Bir irsaliye gönderilmek istendiğinde kullanıcı ilgili satırı seçip "Gönder" butonuna tıkladığında sistem, gönderim sürecini başlatır. Bu aşamada yalnızca gerekli veri ve gönderim metodunu hazırlar; irsaliye bilgilerinin entegratöre iletilmesi, sistem ile entegratör arasındaki teknik entegrasyon kapsamında gerçekleştirilir. Entegratörün ihtiyaç duyduğu format, XML yapısı ve teknik gereklilikler yazılımı düzenleyen firmaya göre uyarlanır. Sistem kullanıcıdan başka bir işlem beklemez; gönderim isteğini alır ve teknik iletişimi kendi arka planında gerçekleştirir.
Gönderim işlemi tamamlandığında sistem, entegratörden alınan cevaba göre irsaliyenin durumunu günceller. Eğer irsaliye başarıyla gönderilmişse, satırdaki "Durum" alanı "Gönderildi" olarak işaretlenir. Gönderim sırasında bir hata oluşmuşsa, durum alanı "Gönderim Hatası" şeklinde güncellenir ve kullanıcıya hata detayıyla birlikte bilgilendirici bir mesaj gösterilir. Böylece kullanıcı hem gönderimin sonucunu hem de varsa hata nedenini anlık olarak görüntüleyebilir.
Bu ekran, kullanıcı açısından yalnızca irsaliyeyi seçip "Gönder" butonuna basmayı gerektirir. Sistemdeki tüm gönderim adımları, entegratör ile yapılan teknik entegrasyona bağlı olarak arka planda yürütülür. Kullanıcı, gönderim süreçlerine müdahale etmez; yalnızca sonuç mesajını görüntüler. Bu sayede süreç sade, anlaşılır ve kullanıcıdan minimum aksiyon gerektiren bir yapıda işletilir.