Cari Modülü Programları Danışmanlık Dokümanı
Kurumsal Kaynak Planlama sistemimizdeki Cari Modülü; işletmelerin tedarikçi, müşteri ve diğer ticari ilişkide bulunduğu kişi ve kuruluşlara ait tüm finansal ve ticari bilgilerin merkezi bir yapıda yönetilmesini sağlar.
Bu servis üzerinden;
- Cari kart tanımları yapılabilir,
- Gruplama ve ilişkilendirme işlemleri gerçekleştirilebilir,
- Adres, yetkili, muhasebe bilgileri detaylı olarak kaydedilebilir,
- Cari hesap hareketleri izlenebilir ve raporlanabilir,
- Cari hesap ekstresi alınabilir,
- Muhasebe ile entegre tanımlar yapılabilir.
Cari Modülü; finans, muhasebe ve satış birimlerinin ortaklaşa kullandığı kritik bir modüldür. Doğru ve eksiksiz tanımlamalar sayesinde hem operasyonel süreçler hızlanır hem de muhasebeleştirme işlemleri daha sağlıklı şekilde yürütülür.
Programların kullanılabilmesi için, sistem yöneticinizin ilgili tanımları ve tasarımları yapmış olması ve kullanıcıların bu programlar için gerekli yetkilere sahip olması gerekmektedir.
Cari Tipi Tanımları
Kurumsal Kaynak Planlama sisteminde cari kartlarının hangi amaçla ve hangi tarafla ilişkili olduğunu belirlemek için kullanılır.
Menü adımından "Cari Tipi Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında sistemde daha önce tanımlanmış pozisyonlar var ise listelenir, tanım yapılmamışsa ekran boş olarak görüntülenir.
- Tanım ekranında, sistem tarafından zorunlu tutulan "Cari Tipi Kodu" ve "Cari Tipi Adı" alanlarının doldurulması gerekir. Bu alanlar boş bırakıldığında sistem kaydetme işlemini engeller.
- Cari tipi tanımı yapılırken, kod ve ad bilgileri sisteme daha önce kaydedilmişse, tekrar aynı bilgilerle tanım yapılmasına izin verilmez. Sistem, bu durumda mükerrer kayıt yapılmasını engeller.
- Daha önce kaydedilmiş bir cari tipi üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistem yeni kayıt sırasında uygulanan kontrolleri düzenleme sürecinde de sürdürür. Kodu ve adı alanlarının yeniden girilmesi zorunludur. Bu alanlardan biri boş geçildiğinde veya sistemde zaten mevcut bir değer tekrar girildiğinde kaydetme işlemi engellenir.
- Firma sabitlerinde, sistem genelinde "Kod değişikliğine izin verilmesin" seçeneği işaretlenmişse, kullanıcı cari tipi kodunu güncelleyemez. Bu durumda cari tipi kodu alanı yalnızca görüntülenebilir şekilde gelir, kullanıcı tarafından düzenlenemez.
- Cari tipi silinmek istendiğinde, bu tipe bağlı herhangi bir cari kart kaydı sistemde mevcutsa silme işlemi gerçekleştirilemez. İlişkili kayıtlar bulunduğu sürece tanım silinemez.
- Cari tipi tanımı tamamlandıktan sonra, bu tipe bağlı olarak cari kart kayıtları oluşturularak işlemlere başlanabilir.
Cari Kartı Tanımları
Cari kart, firmaların ticari ilişki içinde oldukları müşteriler, tedarikçiler veya diğer taraflarla ilgili bilgilerin kaydedildiği ana kayıt ekranıdır. Cari tiplerine göre farklı ekran tasarımları oluşturabilir. Standart ekran tasarımında Genel Bilgiler, Adres Bilgileri, Grup Bilgileri, Yetkili Bilgileri sekmeleri yer almaktadır.
Menü adımından "Cari Kartı Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında sistemde daha önce tanımlanmış pozisyonlar var ise listelenir, tanım yapılmamışsa ekran boş olarak görüntülenir.
- Tanım ekranında sistem tarafından zorunlu tutulan Tipi, Kodu ve Adı alanlarının doldurulması gerekir. Bu alan boş bırakıldığında sistem, kaydetme işlemini engeller.
- Aynı "Kod" ile ikinci bir kayıt oluşturulamaz. Sistem, mükerrer kod girişine izin vermez.
- Mevcut bir cari kart üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistem yeni kayıt işlemlerinde geçerli olan tüm kontrolleri burada da uygular.
- Firma sabitlerinde "Kod değişikliğine izin verilmesin" parametresi aktifse, "Cari Kodu" alanı yalnızca görüntülenebilir olur ve kullanıcı bu alanı güncelleyemez.
- Cari kart silinmek istendiğinde, karta bağlı fiş, hareket veya bakiye gibi ilişkili kayıtlar varsa silme işlemi engellenir ve kullanıcıya bilgi mesajı gösterilir.
Genel Bilgiler Sekmesi;
- Bu sekmede Tabela Unvanı, Vergi Dairesi, Vergi Numarası, TCKN, Ticari Sicil Numarası, Ticari Sicil İli, ve Departman Kodu alanları bulunur.
- Tabela Unvanı zorunlu alandır ve doldurulmadan kayıt işlemi tamamlanamaz.
- Diğer alanların zorunluluğu kullanıcı tarafından tasarım ekranında belirlenir.
- Zorunlu olarak işaretlenmiş alanlar boş geçilemez.
- Zorunlu alan kontrolleri ekran tasarım programı üzerinden yürütülür.
Adres Bilgileri Sekmesi;
- Cari adres bilgileri grid üzerinden tanımlanır.
- Gridde ekleme, düzeltme ve silme işlemleri yapılabilir.
- Gridde Adres Başlığı, Adres, İl Kodu, İlçe Kodu, Ülke Kodu, Posta Kodu, Varsayılan Sevk Adresi ve Fatura Adresi alanları yer alır.
- Bir cari için birden fazla adres tanımlanabilir.
- Her cariye yalnızca bir adet Fatura Adresi tanımı yapılabilir.
- Birden fazla fatura adresi işaretlenmesine izin verilmez.
- Varsayılan Sevk Adresi seçimi zorunludur ve sadece bir adet olabilir.
Grup Bilgileri Sekmesi;
- Cari kartın grup bilgileri bu sekme üzerinden tanımlanır.
- Grup yapısı hiyerarşiktir ve ağaç şeklindedir.
- Öncelikle grup kaynak adı seçilir, ardından ilgili alt gruplar listelenir.
- Grid üzerinden grup bilgileri için ekleme, düzeltme ve silme işlemleri yapılabilir.
- Eğer grup tanımı ekran tasarımında zorunlu alan olarak belirlenmişse, en az bir grup kodu seçilmelidir.
- Aynı cari kart için aynı grup tanımı birden fazla kez yapılamaz
Yetkili Bilgileri Sekmesi;
- Carinin yetkili kişilerine ait bilgiler bu sekmede tanımlanır.
- Grid üzerinden ekleme, düzeltme ve silme işlemleri yapılabilir.
- Yetkili tanımlarına ait kontroller gridde uygulanır.
Cari İşlemleri
Menü adımından "Cari İşlemleri" programı seçilir. Program açıldığında sistemde daha önce tanımlanmış kayıtlar listelenir.
Cari işlemleri, bir cariye ait tüm finansal işlemleri ifade eder. Borç veya alacak kayıtları; fatura, çek, senet, bankacılık ve muhasebe servisleri üzerinden gerçekleştirilebilir. Bu servislerde cari ile ilgili herhangi bir işlem yapıldığında, sistem otomatik olarak Cari İşlemleri programına ilgili kaydı oluşturur. Böylece carinin geçmiş tüm hareketleri, tutar bilgileri, işlem tarihleri ve işlem türleri bu program üzerinden izlenebilir ve raporlanabilir. Program yalnızca listeleme amaçlıdır; yeni kayıt ekleme, mevcut kaydı düzeltme veya silme işlemleri yapılamaz.
Cari kayıtları ayrıca muhasebeleştirilmez. Ancak, diğer servislerdeki cari işlemlerinin muhasebeleştirilebilmesi için Cari Muhasebe Hesabı Tanımları yapılmış olmalıdır.
Cari Muhasebe Hesabı Tanımları
Menü adımından "Cari Muhasebe Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında sistemde daha önce tanımlanmış pozisyonlar var ise listelenir, tanım yapılmamışsa ekran boş olarak görüntülenir.
Program Cari Tipi, Cari Kodu ve Cari Grupları olarak 3 sekmeden oluşur.
- Cari Koduna Göre Tanım: Her bir cari kodu için muhasebe hesabı tanımlanabilir.
- Cari Tipine Göre Tanım: Cari tipine göre muhasebe hesabı tanımlanabilir.
- Cari Grubuna Göre Tanım: Cari gruplarına göre muhasebe hesabı tanımlanabilir.
Muhasebe hesabı tanımı yapılırken cari tipi, kodu veya grup seçimi ile birlikte muhasebe hesabı seçilmesi zorunludur.
KDV Takip Programı
Firmaların belirli bir tarih aralığında indirilecek KDV ve hesaplanan KDV tutarlarını görüntülemesini sağlamaktadır.
Menü adımından "KDV Takip Programı" programı seçilir. Program açıldığında sistemde daha önce tanımlanmış kayıtlar listelenir.
- KDV Takip programı yalnızca veri görüntüleme amacıyla kullanılır; kayıt ekleme, silme veya değiştirme işlemleri yapılamaz.
- Kullanıcı, başlangıç ve bitiş tarihlerini girerek sorgulama yapabilir. Gösterilen KDV tutarları, sistemde kayıtlı diğer muhasebe ve finans kayıtlarından otomatik olarak hesaplanır. Cari ile ilgili yapılan işlemler sonucu ilgili KDV tutarları, KDV takip dosyasına otomatik olarak atanır.
Ödeme Planlama ve Raporlama Programı
Menü adımından "Ödeme Planlama ve Raporlama" programı seçilir. Bu program, firmaların ileriye dönük yapılacak ödemeler veya tahsil edilecek tahsilatların takibini sağlamak için kullanılır.
Kullanıcıların tarih seçimi, başlangıç-bitiş tarihi, cari tipi, hesaplanacak döviz kodu ve karşılaştırma şekli filtrelerini zorunlu olarak seçerek "Hesapla" butonuna tıklamaları gerekmektedir. Program bir rapor ekranı olduğu için yeni giriş, düzeltme ve silme işlemleri bu ekran üzerinden yapılamamaktadır. Seçilen filtrelere göre program ödemeler ve tahsilatlar ile ilgili raporu listeler.
Cari Hesap Ekstresi
Cari Hesap Ekstresi programı, carilerin belirli bir tarih aralığındaki borç, alacak ve bakiye hareketlerini takip etmek için kullanılan ekrandır. Kullanıcı, ilk cari kodu ve son cari kodunu girerek hangi cariler için rapor almak istediğini belirleyebilir. Tarih aralığı seçildiğinde ise o döneme ait toplam borç, alacak ve bakiye bilgileri listelenir. Ayrıca bakiye durumuna veya hareket durumuna göre filtreleme yapılabilir. Listeleme sonucunda ekranda cari kodu, cari adı, borç, alacak ve bakiye bilgileri görüntülenir. Bu sayede kullanıcı, carilerin güncel borç-alacak durumlarını hızlı bir şekilde kontrol edebilir.
Programların Veri Tabanı Tablo Adı ve Alanları
| Tablo Adı: Cari Tipi | CustomerTypes |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Kodu | Code |
| Adı | Name |
| Pasif mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari Kartı | CustomerCards |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Kodu | Code |
| Adı | Name |
| Cari tipi | CustomerTypeId |
| Tabela Unvanı | SignTitle |
| Vergi Dairesi | TaxOffice |
| Vergi Numarası | TaxNumber |
| TC No | TCNumber |
| Ticari Sicil Numarası | CommercialRegistrationNo |
| Ticari sicil numarasının kayıtlı olduğu il | CommercialRegistrationNoDependCityId |
| Departman Kodu | DepartmentId |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Adres Tanımları | Addresses |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Cari Kodu | CustomerCardsId |
| Adres Başlığı | AddressHeader |
| Adresi Tanımı | AddressDetail |
| İl Kodu | CityId |
| İlçe Kodu | DistrictId |
| Bölge Kodu | RegionId |
| Ülke Kodu | Countryd |
| Posta Kodu | Post Code |
| Adres Yetkilisi | Authorizedaddress |
| Fatura Adresi | InvoiceAddress |
| Varsayılan Sevk Adresi | DefaultShippingAddress |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari Yetkilisi | AuthorizedPersonCustomers |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari Kodu | CustomerCardId |
| Adı - Soyadı | NameInformation |
| Görevi | Role |
| Mail Adresi | EmailAddress |
| Departmanı | Department |
| İş Telefonu | OfficePhone |
| Dahili No | ExtensionNumber |
| Cep Telefonu | MobilePhone |
| Açıklama | Explanation |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari Grupları | GroupCustomerRelations |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari kodu | CustomerCardsId |
| Grup Kaynak Kodu | GroupResourceId |
| Grup kodu | GroupsId |
| Varsayılan Grup | DefaultGroup |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari İşlemleri | Customers |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Cari Kodu | CustomerCardId |
| Belge ID | DocumentId |
| Belgenin Numarası | DocumentNumber |
| İşlem Tarihi | TransactionDate |
| Belge Vade Tarihi | DocumentDueDate |
| Belge Borç Tutarı | DocumentAmountDebit |
| Belge Alacak tutarı | DocumentAmountCredit |
| Belge Döviz Kodu | DocumentCurrencyCodeId |
| Firma Borç Tutarı | CompanyAmountDebit |
| Firma Alacak tutarı | CompanyAmountCredit |
| Firma Döviz Kodu | CompanyCurrencyCodeID |
| Alternatif Borç Tutarı 1 | AlternativeAmountDebit1 |
| Alternatif Alacak tutarı 1 | AlternativeAmountCredit1 |
| Alternatif Döviz Kodu 1 | AlternativeCurrencyCodeId1 |
| Alternatif Borç Tutarı 2 | AlternativeAmountDebit2 |
| Alternatif Alacak tutarı 2 | AlternativeAmountCredit2 |
| Alternatif Döviz Kodu 2 | AlternativeCurrencyCodeId2 |
| Alternatif Borç Tutarı 3 | AlternativeAmountDebit3 |
| Alternatif Alacak tutarı 3 | AlternativeAmountCredit3 |
| Alternatif Döviz Kodu 3 | AlternativeCurrencyCodeId3 |
| Alternatif Borç Tutarı 4 | AlternativeAmountDebit4 |
| Alternatif Alacak tutarı 4 | AlternativeAmountCredit4 |
| Alternatif Döviz Kodu 4 | AlternativeCurrencyCodeId4 |
| Borç/Alacak | DebitCredit |
| Açıklama | Description |
| Kaydı Atan Program | RecordedProgram |
| Oluşturma Yöntemi | CreationMethod |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: KDV Raporu | VatReports |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari Kodu | CustomerCardId |
| Belge ID | DocumentId |
| Belgenin Tarihi | DocumentDate |
| Belge Tipi | DocumentType |
| Belge numarası | DocumentNumber |
| İndirilecek KDV tutarı | DeductedVatAmount |
| Hesaplanan KDV Tutarı | CalculatedVatAmount |
| Döviz Kodu | CurrencyCodeId |
| KDV oranı | VatRate |
| Tablo Adı: Cari Tipi Muhasebe Tanımları | CustomerTypeAccountings |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari Tipi | CustomerTypeId |
| Muhasebe Hesap No | ChartOfAccountId |
| Varsayılan Hesap No | DefaultChartOfAccount |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari Kodu Muhasebe Tanımları | CustomerCardAccountings |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari Kodu | CustomerCardId |
| Muhasebe Hesap No | ChartOfAccountId |
| Varsayılan Hesap No | DefaultChartOfAccount |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Cari Grubu Muhasebe Tanımları | CustomerGroupAccountings |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | Id |
| Cari Grup Kaynak Adı | GroupResourceId |
| Grup Kodu | GroupId |
| Muhasebe Hesap No | ChartOfAccountId |
| Varsayılan Hesap No | DefaultChartOfAccount |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |