Kasa İşlemleri Programları Kullanım Kılavuzu
Kasa işlemleri, işletmenin nakit hareketlerini takip ettiği en temel muhasebe süreçlerinden biridir. Günlük tahsilat ve tediye (ödeme) işlemleri bu modülde kaydedilir. Böylece işletmenin nakit giriş-çıkışları düzenli bir şekilde muhasebeleştirilir ve kasa bakiyesi her zaman güncel olarak izlenebilir.
Bu işlemler sayesinde kasa hesabındaki tüm hareketler sistemde kayıt altına alınır, günlük nakit durumu kolayca raporlanır ve finansal kontrol sağlanır. Kasa işlemlerinde amaç, nakit akışının eksiksiz ve hatasız kaydedilmesi, tutarların muhasebe hesap planına uygun şekilde borç/alacak olarak işlenmesidir.
Kasa Muhasebe Hesabı Tanımları
Kasa Muhasebe Hesabı Tanımları ekranı, işletmede kasa işlemlerinde kullanılacak olan muhasebe hesaplarının sisteme tanımlandığı temel bir yapı taşını oluşturur. Bu ekran, özellikle tahsilat ve tediye fişlerinin doğru muhasebe kodları ile ilişkilendirilmesini sağladığı için muhasebe süreçlerinde kritik bir rol oynar. Modülün sağlıklı çalışabilmesi adına kasa işlemlerinde kullanılacak tüm hesapların burada eksiksiz ve doğru şekilde tanımlanması gerekir.
- Ekrana giriş yapıldığında daha önce tanımlanmış olan hesaplar grid üzerinde otomatik olarak görüntülenir. Kullanıcı, yeni bir kasa muhasebe hesabı tanımlamak istediğinde "Yeni Giriş" butonunu kullanarak ilgili formu açar. Form üzerinde yalnızca muhasebe hesabı seçimi yapılır ve bu alan zorunludur. Kullanıcı hesap planında tanımlı muhasebe hesapları arasından seçim yapar; bu sayede sisteme yanlış veya eksik hesap girilmesi engellenir.
- Yeni giriş sırasında sistem, seçilen muhasebe hesabının daha önce tanımlanıp tanımlanmadığını kontrol eder. Aynı hesabın ikinci kez eklenmesine izin verilmez ve kullanıcı bilgilendirilir. Bu kontrol, kasa işlemlerinde hesap karmaşası yaşanmasının önüne geçer ve veri bütünlüğünü korur. Zorunlu alanın boş bırakılması veya tekrar eden bir hesap seçilmesi durumunda sistem ilgili mesajları kullanıcıya iletir. Bilgiler doğru girildiğinde kayıt başarıyla oluşturulur ve ekrana "Bilgileriniz kaydedildi" şeklinde bir soft mesaj yansır.
- Düzenleme işlemlerinde kullanıcı mevcut kaydı seçerek formu açar ve gerekli güncellemeleri yapabilir. Düzeltme işleminde de yeni girişteki zorunlu alan kontrolleri aynı şekilde geçerlidir. Kayıt başarılı şekilde güncellendiğinde grid yenilenir ve kullanıcıya işlem sonucunu bildiren mesaj gösterilir.
- Silme işlemi yapılmak istendiğinde sistem kullanıcıdan onay ister. "Kaydı silmek istediğinize emin misiniz?" şeklindeki uyarı mesajına verilen cevaba göre işlem tamamlanır veya iptal edilir. Silme işlemine izin verildiği durumlarda kayıt tamamen kaldırılır ve kullanıcıya "Bilgileriniz silindi" mesajı gösterilir.
- Kasa Muhasebe Hesabı Tanımları ekranı, kasa modülünün temelini oluşturan muhasebe yapı taşlarının doğru şekilde yönetilmesini sağlar. Hesapların doğru tanımlanması, tüm kasa fişlerinin doğru kodlarla oluşturulmasına ve muhasebe süreçlerinin sorunsuz ilerlemesine katkı sunar.
Kasa Muhasebe Sabitleri
Kasa Muhasebe Sabitleri ekranı, kasa fişlerinin oluşturulması sırasında kullanılacak temel muhasebe parametrelerinin tanımlandığı alandır. Bu ekran, özellikle tahsilat ve tediye fişlerinde otomatik olarak kullanılacak belge kayıt kodlarının belirlenmesini sağlayarak, kasa fiş giriş sürecinin standart ve hatasız bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur.
- Bu ekran diğer tanımlama ekranlarından farklı olarak listeleme (grid) içermez. Menüye tıklandığında kullanıcı doğrudan bilgi giriş formu ile karşılaşır. Bu form üzerinde yalnızca iki alan bulunur: Tediye Belge Kayıt Kodu ve Tahsilat Belge Kayıt Kodu. Sistem mimarisine göre bu alanlar modülde kritik rol oynadığı için ekran tek bir kayıt üzerinden çalışır; dolayısıyla yeni kayıt ekleme butonu bulunmaz.
- Kullanıcı ekranda var olan değerleri görüntüleyebilir ve ihtiyaç halinde güncelleyebilir. Alanların her ikisi de zorunludur ve boş geçilmesine izin verilmez. Bu alanlarda eksik bilgi olması durumunda sistem, kullanıcıyı yönlendirici uyarı mesajları gösterir. Bu kontroller sayesinde kasa fişlerinin doğru muhasebe kodlarıyla eşleşmesi güvence altına alınır.
- Kullanıcı gerekli düzenlemeleri yaptıktan sonra kaydetme işlemini tamamlayabilir. İşlem başarıyla gerçekleştiğinde sistem kullanıcılara "Bilgileriniz kaydedildi" şeklinde bir bilgilendirme mesajı sunar. Form üzerinde yapılan değişiklikler kaydedildikten sonra geçerli değerler ekranda güncellenmiş şekilde görünür.
- Bu ekranda kayıt silme işlemi bulunmaz çünkü sabitler modülün temel işleyişinde aktif olarak kullanılır. Sabitlerin silinmesi diğer kasa operasyonlarını doğrudan etkileyeceğinden yalnızca güncelleme yapılmasına izin verilir.
- Kasa Muhasebe Sabitleri ekranı, kasa modülünün tam uyumlu çalışması için gerekli temel parametrelerin tanımlandığı ve yönetildiği kritik bir yapı olarak görev yapar. Doğru tanımlanan sabitler sayesinde tüm kasa fiş girişleri düzenli, standart ve otomatik muhasebe akışına uygun şekilde ilerler.
Kasa İşlemleri
Kasa İşlemleri ekranı, işletmenin manuel olarak oluşturduğu serbest muhasebe fişlerinin kayıt altına alındığı alandır. Sistem tarafından otomatik oluşturulan muhasebe fişlerinden farklı olarak bu ekran, kullanıcıların kendi belirledikleri işlem kodları üzerinden tahsilat ve tediye fişleri kesmesine olanak tanır. Bu nedenle ekran, muhasebe süreçlerinde esneklik sağlamak ve kasa hareketlerinin manuel olarak işlenmesi gereken durumları desteklemek amacıyla tasarlanmıştır.
- Ekrana giriş yapıldığında kullanıcıyı, güncel fiş tarihine göre listelenmiş muhasebe fişleri karşılar. Kullanıcı isterse fiş tarihi veya kayıt kodu seçerek listeyi filtreleyebilir. Bu iki alan bağımsız çalıştığı için yalnızca tarih veya yalnızca kod seçilerek de arama yapılabilir. Liste üzerindeki her kayıt için yeni giriş, düzeltme ve silme işlemleri desteklenir.
- Yeni bir muhasebe fişi oluşturmak istendiğinde, sistem iki ayrı sekmeden oluşan bir fiş giriş ekranı sunar. "Belge Bilgileri" sekmesinde fişe ait temel bilgiler tanımlanır. Fiş numarası ve madde numarası sistem tarafından otomatik oluşturulur ve kullanıcı tarafından değiştirilemez. Kayıt kodu alanında ise yalnızca manuel fiş oluşturulmasına izin verilen kodlar listelenir. Sistem tarafından otomatik üretilen muhasebe fişlerine ait kodlar bu listede yer almaz. Fiş tarihi varsayılan olarak günün tarihidir ancak kullanıcı gerekirse tarih değişikliği yapabilir.
- "Detay Bilgileri" sekmesinde ise muhasebe fişini oluşturan detay satırları yer alır. Kullanıcı her bir kalem için ayrı bir satır açarak hesap no, tutar, döviz kodu ve açıklama bilgilerini girer. Bu alanların tamamı zorunludur. Hesap planı programında tanımlanmış olmayan hesap numaralarının fişe eklenmesine izin verilmez. Ayrıca fişte kullanılan tüm satırların aynı döviz koduna sahip olması gerekir; farklı döviz kodları girilmesi durumunda sistem kullanıcıyı uyarır.
- Kayıt işlemi sırasında sistem tüm zorunlu alanları kontrol eder ve herhangi bir eksik bilgi varsa kullanıcıya ilgili alan için yönlendirici bir mesaj gösterir. Tüm bilgiler doğru girildiğinde fiş kaydedilir ve ekran güncellenir. Düzeltme işlemi de aynı kontrollerle çalışır; kullanıcı kayıtlı bir fişi açarak bilgileri güncelleyebilir ve yeniden kaydedebilir.
- Silme işlemi yapılmak istenirse sistem önce kullanıcının onayını ister. Ancak bazı durumlarda silme işlemi kısıtlanabilir. Eğer e-defter süreci tamamlanmışsa veya muhasebe kayıtları kilitlenmişse fişin silinmesine izin verilmez. Bu tür kısıtlar, mali kayıtların geriye dönük olarak değiştirilmesini engellemek amacıyla uygulanır.
- Kasa İşlemleri ekranı; esnek işlem yapısı, detaylı kontrol mekanizması ve muhasebe entegrasyonuna uygun yapısıyla işletmelerin manuel kasa hareketlerini güvenli ve düzenli şekilde yönetmesine yardımcı olur.
Programların Veri Tabanı Tablo Adı ve Alanları
| Tablo Adı: Kasa Muhasebe Hesapları | CashAccounts |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| MuhasebeHesapKodu | AccountingAccountCode |
| IsPassive | IsPassive |
| DatePassive | DatePassive |
| ApprovalStatus | ApprovalStatus |
| ProcessID | ProcessID |
| Tablo Adı: Kasa İşlemleri Master | Cashes |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Muhasebeleşen Belgenin Kayıt Kodu | AccountingReceiptFirstCodeId |
| Kasa Muhasebe Hesap Kodu | CashAccountsId |
| İşlem Türü | CashTransactionType |
| Muhasebe Master ID | AccountingReceiptId |
| Muhasebe Fiş No | ReceiptNumber |
| Muhasebe Fiş Tarihi | AccountingReceiptDate |
| Tablo Adı: Kasa İşlemleri Detay | CashItems |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Kasa İşlemleri Master ID | CashId |
| Hesap No | ChartOfAccountsId |
| Tutar | Amount |
| Belge Döviz Kodu | DocumentCurrencyCodeId |
| Firma Döviz Kodu | CompanyCurrencyCodeId |
| Alternatif Döviz Kodu 1 | AlternativeCurrencyCodeId1 |
| Alternatif Döviz Kodu 2 | AlternativeCurrencyCodeId2 |
| Alternatif Döviz Kodu 3 | AlternativeCurrencyCodeId3 |
| Alternatif Döviz Kodu 4 | AlternativeCurrencyCodeId4 |
| Firma Tutarı | CompanyAmount |
| Alternatif Tutarı 1 | AlternativeAmount1 |
| Alternatif Tutarı 2 | AlternativeAmount2 |
| Alternatif Tutarı 3 | AlternativeAmount3 |
| Alternatif Tutarı 4 | AlternativeAmount4 |
| Açıklama | Explanation |
| Departman Kodu | DepartmentID |
| Cari Kodu | CustomerCardsID |
| Belge Türü | AccountingDocumentTypeId |
| Belge Tarihi | DocumentDate |
| Anlaşma Kodu | AgreementsID |
| Proje Kodu | ProjectID |
| Tablo Adı: Kasa Muhasebe Sabitleri | CashFixeds |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Tediye Belge Kayıt Kodu | DisbursementDocumentCodeId |
| Tahsilat Belge Kayıt Kodu | CollectionDocumentCodeId |
| Cari Muhasebeleşme Yapısı | AccountingStructure |