Muhasebe Modülü Programları Danışmanlık Dokümanı
Kurumsal Kaynak Planlama sistemimizdeki Muhasebe Modülü; işletmenin tüm mali işlemlerini kayıt altına almak, takip etmek ve raporlamak için kullanılan temel modüllerden biridir. Bu modül, muhasebe kayıtlarının düzenli, mevzuata uygun ve analiz edilebilir şekilde tutulmasını sağlar.
Program içerisinde, hesap planı tanımlarından belge tiplerine, fiş işlemlerinden mizan ve bilanço tablolarına kadar tüm muhasebe süreçleri entegre bir şekilde yönetilir. Kullanıcılar, kayıt oluşturma, düzenleme, kontrol ve raporlama adımlarını hızlı ve güvenli şekilde gerçekleştirebilir.
Modülde yer alan her program, farklı bir muhasebe sürecine hizmet eder. Örneğin;
- Hesap Planı Tanımları ile tüm mali hesaplar oluşturulur ve sınıflandırılır.
- Muhasebe Fiş İşlemleri ile günlük mali kayıtlar tutulur.
- Mizan, Bilanço ve Gelir Tablosu programları ile mali durum ve performans raporlanır.
Bu yapı, işletmenin mali verilerini merkezi bir sistemde toplayarak finansal yönetimde şeffaflık ve doğruluk sağlar.
Muhasebe fiş kaydının oluşturulabilmesi için öncelikle bazı parametrelerin tanımlanması gerekir. İlk adım olarak muhasebe fişinde kullanılacak tüm hesapların yer aldığı hesap planı oluşturulur. Ardından muhasebeye kayıt atan program için bir kayıt kodu tanımlanır. Eğer muhasebe fişinde cari bilgisi bulunuyorsa, muhasebeleşen belgenin tipi de seçilmelidir. Bu adımlar tamamlandıktan sonra muhasebe fişi kaydı gerçekleştirilebilir.
Hesap Format Tanımları
Muhasebe hesap planı oluşturulurken kullanılacak format kırılımlarının belirlendiği programdır. Bu tanımlar sayesinde hesap planındaki kod yapısı standart hale getirilir ve muhasebe kayıtlarının düzenli bir şekilde tutulması sağlanır.
Menü adımından "Hesap Format Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında, sistemde daha önce tanımlanmış hesap formatları varsa liste halinde ekranda görüntülenir; tanım yapılmamışsa ekran boş olarak gelir.
- Tanım ekranında sistem tarafından zorunlu tutulan "Sıra", "Açıklama" ve "Uzunluk" alanlarının doldurulması gerekir. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında, sistem ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair uyarı mesajı gösterir ve kayıt işlemi tamamlanmaz.
- Açıklama alanında girilen bilgi ikinci kez kaydedilemez. Daha önce kaydedilmiş aynı açıklama bilgisi yeniden girilmeye çalışıldığında sistem, bu kaydın zaten mevcut olduğunu belirterek tekrar eden tanım yapılmasına izin vermez.
- Hesap formatı tanımlanırken Sıra numarası 1'den başlayarak ardışık şekilde ilerlemelidir. Sıra bozulmuşsa sistem kaydetme işlemine izin vermez.
- Tanımlanmış bir hesap formatı üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, sistem yeni kayıt girişinde uyguladığı tüm kontrolleri aynı şekilde sürdürür. Ancak bu formata bağlı olarak hesap planında tanımlama yapılmışsa, Sıra ve Uzunluk alanları güncellenemez.
- Hesap formatı silinirken, bu formata bağlı hesap planı tanımı bulunmamalıdır. Sıra numaraları ardışık olarak kaydedildiği için, silme işlemleri en son sıradan başlayarak yapılmalıdır. Kullanılmamış bir format silindiğinde işlem tamamlanır ve kayıt listesi güncellenir.
Hesap Planı Tanımları
Muhasebe işlemlerinde kullanılacak hesapların tanımlandığı programdır. Bu program ile muhasebeleşme süreçlerinde gerekli hesapların kod, ad ve hiyerarşik yapısı oluşturulur.
Menü adımından "Hesap Planı Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında, sistemde daha önce tanımlanmış hesaplar varsa liste halinde görüntülenir; tanım yapılmamışsa ekran boş olarak gelir.
- Tanım ekranında Hesap Planı Kodu, Hesap Planı Adı, Sıra, Bağlandığı Üst Hesap ve Hesap Formatı alanları yer alır. Hesap planı kodu, adı ve sıra alanları zorunludur.
- Kod alanına girilen değer, hesap formatında tanımlanmış plan yapısının uzunluğu ile uyumlu olmalıdır. Sıra numarası 1'den büyük olan hesaplarda mutlaka bir üst hesap seçilmelidir. Üst hesap seçimi, sıra numarası ile uyumlu olmalı ve hesap planındaki hiyerarşi korunmalıdır. Ayrıca, bağlanılan üst hesabın kodu ile girilen hesap kodu aynı başlangıç yapısına sahip olmalıdır.
- Tanımlanmış bir hesap üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde, yeni girişte uygulanan kurallar geçerlidir. Sistem ayarlarında kod değişikliğine izin verilmediği durumda hesap planı kodu düzenleme ekranında değiştirilemez.
- Silme işlemi yalnızca bu hesabın muhasebe fişi veya muhasebe hesapları ile ilişkilendirilen tanımlarda kullanılmamış olması halinde yapılabilir. Kullanılmış bir tanım silinemez. Kullanılmamış bir tanım silinmek istendiğinde işlem onaylandıktan sonra silme tamamlanır ve liste güncellenir.
Muhasebe Kayıt Kodu Tanımları
Muhasebe fişi tanımlarına kayıt atan belgelerin, numara alırken kayıt koduna bağlı olarak otomatik atanmasını sağlayan programdır. Bu sayede farklı programlardan muhasebeye aktarılacak kayıtlar standart bir yapı ile oluşturulur.
Menü adımından "Muhasebe Kayıt Kodu Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında, sistemde tanımlı kayıt kodları varsa liste halinde görüntülenir; ilk kayıt ise grid boş gelir.
- Program tarafından bazı kayıt kodu ve açıklamalar varsayılan olarak sunulur. Kullanıcı isterse yeni bir kayıt ekleyebilir Tanım ekranında kayıt kodu ve açıklama alanları zorunludur ve eksiksiz girilmeden kayıt işlemi tamamlanamaz.
- Tanımlanan kod veya açıklama, sistemde daha önce kaydedilmiş ise tekrar kullanılamaz.
- Düzeltme işlemi yapılmak istendiğinde yeni girişteki kontroller geçerlidir.
- Silme işlemi yalnızca kayıt kodunun muhasebe tanım tablosunda kullanılmamış olması halinde yapılabilir. Kullanılmamış bir kayıt silinmek istendiğinde işlem onaylandıktan sonra silme tamamlanır ve liste güncellenir.
Muhasebe Belge Tipi Tanımları
Muhasebe fişi tanımlarına kayıt atan belgelerin tiplerinin yönetildiği programdır. Bu program sayesinde muhasebe fişlerinde kullanılacak belge tipleri ve e-defter karşılıkları standart bir yapıda tanımlanır.
Menü adımından "Muhasebe Belge Tipi Tanımları" programı seçilir. Program açıldığında, sistemde tanımlı belge tipleri varsa liste halinde görüntülenir; ilk kayıt ise grid boş gelir.
- Program tarafından bazı belge tipleri varsayılan olarak sunulur. Kullanıcı isterse yeni kayıt ekleyebilir. Tanım ekranında, Belge Adı ve E-Defter Belge Karşılığı alanları zorunludur ve eksiksiz girilmeden kayıt işlemi tamamlanamaz. Aynı kod veya belge adı birden fazla kez kaydedilemez.
- Düzeltme işlemi sırasında yeni girişteki kontroller geçerlidir.
- Silme işlemi yalnızca belge tipinin muhasebe tanım tablosunda veya fiş hareketlerinde kullanılmamış olması halinde yapılabilir. Kullanılmamış bir kayıt silinmek istendiğinde işlem onaylandıktan sonra silme tamamlanır ve liste güncellenir.
Muhasebe Fiş İşlemleri
Bu program, otomatik oluşan fişler dışında manuel olarak oluşturulan muhasebe fişlerinin kaydedildiği ve takip edildiği modüldür.
Kullanıcı, menü adımından Muhasebe Fiş Tanımları programına tıklar. Açılan ekranda fişler grid üzerinde listelenir. İlk açılışta bilgiler güncel tarihe göre filtrelenir. Fiş başka bir program tarafından oluşturulmuşsa, düzeltme, silme veya yeni satır ekleme yapılamaz. Ayrıca, fiş tarihi Muhasebe Kilit Tarihi veya Son Defter Çekim Tarihi'nden önceyse işlem yapılmaz.
Yeni bir fiş oluşturmak için Yeni Giriş butonuna tıklanır ve 2 sekmeli ekran açılır. Belge Bilgileri sekmesinde Fiş Tarihi, Kayıt Kodu, Fiş No ve Madde Numarası alanları zorunludur. Fiş No ve Madde Numarası sistem tarafından atanır ve kullanıcı bu alanlara müdahale edemez. Detay Bilgileri sekmesinde Fiş Satır No, Hesap No, Borç/Alacak Tutarı, Döviz Kodu ve Borç/Alacak Rumuzu zorunlu alanlardır. Hesap, cari veya departman ile ilişkili ise ilgili alanlar da girilmelidir. Cari ile ilişkili satırlarda Belge Tipi, Belge Numarası ve Belge Tarihi tüm satırlarda aynı olmalıdır.
Zorunlu alanların boş bırakılmasına izin verilmez. Eksik bilgi girildiğinde ekranda ilgili hata mesajı gösterilir. Toplam Borç Tutarı ile Toplam Alacak Tutarı eşleşmelidir; aksi halde kaydetme işlemi tamamlanmaz.
Düzeltme işlemi yapılacaksa, kayıt seçilerek form açılır ve bilgiler dolu olarak gelir. Yeni Giriş Kontrol Süreci aynı şekilde geçerlidir ve eksik bilgi yoksa kaydetme işlemi tamamlanır.
Silme işlemi için kayıt seçilir ve Sil butonuna tıklanır. Silme için onay mesajı ekranda gösterilir: Evet cevabı verilirse kayıt silinir, Hayır cevabı verilirse işlem iptal edilir.
Muhasebe Fiş Tanımları - İndirilecek KDV
İşletme tarafından her türlü mal ve hizmetin satın alınması sırasında satıcılara ödenen KDV'nin kaydedildiği, izlendiği ve hesaplanan KDV'den indirilinceye kadar bekletildiği hesap bilgisinin yönetildiği programdır.
İndirilecek KDV tanımı muhasebe fişinin detayı bazında tanımlanır. Kullanıcı, Muhasebe fişi kalemlerinin olduğu programda indirilecek KDV bilgisi tanımlanmak istenen satırın işlemler butonunda "İndirilecek KDV" butonuna tıklanır. Program açıldığında, sistemde daha önce tanımlanmış KDV bilgileri varsa grid üzerinde listelenir; ilk kayıt ise grid boş gelir.
- Tanım ekranında, Sıra No, Alış Faturasının Tarihi, Alış Faturasının Sıra No'su, Cari Kodu (otomatik olarak carinin adı-soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgilerini doldurur), Alınan mal/hizmetin cinsi, Alınan mal/hizmetin miktarı, Alınan mal/hizmetin KDV hariç tutarı, KDV Tutarı alanları zorunludur. Bu alanlardan herhangi biri boş bırakıldığında, sistem ilgili alanın boş geçilemeyeceğine dair uyarı mesajı gösterir ve kayıt işlemi tamamlanmaz.
- Düzeltme sırasında da yeni girişteki kontroller geçerlidir.
- Silme işlemi, grid üzerinden ilgili kayıt seçilerek yapılır. Kullanıcı işlem onayını verdiğinde kayıt silinir ve liste güncellenir. İşlem iptal edilirse kayıt korunur.
Bilanço Gelir Tablosu İsim Tanımlama
Bu program bilanço ve gelir tablolarını listelenirken hesap planlarına ayrıca isim tanımlamak için kullanır.
Menü adımından "Bilanço/Gelir Tablosu İsim Tanımlama" programı seçilir.
Program açıldığında, sistemde tanımlı olan hesap planları listelenir. Bu programda sadece Bilanço/Gelir Adı tanımları yapılabilir. Tanımlı olarak gelen hesap planları değiştirilemez ve düzenlenemez.
Bilanço ve Gelir Raporları
Bilanço; İşletmenin belirli bir tarihteki mali durumunu gösteren tablodur. İşletmenin finansal yapısını ortaya koyar. Borç - sermaye dengesi, likidite durumu ve varlıkların dağılımı analiz edilir.
Menü adımından "Bilanço Tablosu" programı seçilir.
Kullanıcı; Başlangıç ve Bitiş Tarihini girerek istediği dönem aralığındaki bilançoyu hazırlar. "Önceki Dönemi Karşılaştırsın" seçeneği ile geçmiş dönem rakamları da aynı tabloda görülebilir.
Rapor Aktif hesaplar yani Varlıklar ve Pasif hesaplar yani Kaynaklar olarak iki ana bölümden oluşur. Böylece işletmenin finansal yapısı bir bakışta izlenebilir.
Menü adımından "Gelir Tablosu" programı seçilir.
Gelir; İşletmenin belirli bir dönemde elde ettiği gelirler ile yaptığı giderleri karşılaştırarak dönem kârı veya zararını gösteren tablodur.
Kullanıcı; Başlangıç ve Bitiş Tarihini girerek istediği dönem aralığındaki gelir tablosunu hazırlar. "Önceki Dönemi Karşılaştırsın" seçeneği ile geçmiş dönem rakamları da aynı tabloda görülebilir.
Muhasebe Mizan Raporu
Mizan, işletmenin hesap planında yer alan tüm hesapların dönem içindeki borç, alacak ve bakiye tutarlarını toplu halde gösteren rapordur. Kullanıcı, filtre alanlarından hesap aralığını, tarih aralığını, bakiye ve hareket durumunu seçer. "Listele" butonuna basıldığında ilgili hesapların Borç Tutarı, Alacak Tutarı, Borç Bakiyesi, Alacak Bakiyesi gibi özet bilgileri listelenir.
Aşağı açılan chevron işaretine tıklanarak hesap detaylarına (fiş tarihi, fiş numarası, açıklama, alt hesap hareketlerine) ulaşılır.
Programların Veri Tabanı Tablo Adı ve Alanları
| Tablo Adı: Hesap Planı | ChartOfAccount |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Kodu | Code |
| Adı | Name |
| Hesap Formatı | AccountFormatID |
| Sıra | Sequence |
| Bağlı Olduğu Üst Hesap | ParentId |
| Sol Node | LeftNode |
| Sağ Node | RightNode |
| Ağaç Id | TreeId |
| Son Aşama | FinalTier |
| Üst Hesap ID-1 | ParentAccountId1 |
| Üst Hesap ID-2 | ParentAccountId2 |
| Üst Hesap ID-3 | ParentAccountId3 |
| Üst Hesap ID-4 | ParentAccountId4 |
| Üst Hesap ID-5 | ParentAccountId5 |
| Üst Hesap ID-6 | ParentAccountId6 |
| Üst Hesap ID-7 | ParentAccountId7 |
| Üst Hesap ID-8 | ParentAccountId8 |
| Üst Hesap ID-9 | ParentAccountId9 |
| Üst Hesap ID-10 | ParentAccountId10 |
| Üst Hesap ID-11 | ParentAccountId11 |
| Üst Hesap ID-12 | ParentAccountId12 |
| Hesap Departmanla Çalışır | AccountWorkDepartment |
| Hesap Cari ile Çalışır | AccountWorkCustomer |
| Fiş Girişinde BA/BS, İndirilecek KDV Seçimi | DeducatedVatAndLpOrLsSelection |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Hesap Planı Formatı | AccountFormats |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Açıklama | Name |
| Sıra | Sequence |
| Uzunluk | Length |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Muhasebe Fişi Master | AccountReceipts |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Muhasebe Tarihi | AccountingDate |
| Muhasebeleşen Belgenin Kayıt Kodu ID | AccountingReceiptFirstCodeId |
| Muhasebeleşen Belgenin Kayıt Kodu | AccountingReceiptFirstCode |
| Muhasebe Fiş No Yıl | AccountingReceiptSecondCode |
| Muhasebe Fiş No | AccountingReceiptThirdCode |
| Muhasebe Fiş Numarası | ReceiptNumber |
| Muhasebe Fiş Notu | AccountingReceiptNote |
| Madde Numarası | AccountingEDocumentNumber |
| Kaydı Atan Program | RecordedProgram |
| Toplam Borç Tutarı | TotalDebtAmount |
| Toplam Alacak Tutarı | TotalReceivableAmount |
| Oluşturma Yöntemi | CreationMethod |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Muhasebe Fişi Detay | AccountReceiptItems |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Muhasebe Master ID | AccountingReceiptId |
| Muhasebe Fiş Satır No | AccountingReceiptItemNo |
| Hesap No | ChartOfAccountId |
| Belge Borç Tutarı | DocumentAmountDebit |
| Belge Alacak Tutarı | DocumentAmountCredit |
| Belge Döviz Kodu | DocumentCurrencyCodeId |
| Firma Borç Tutarı | CompanyAmountDebit |
| Firma Alacak Tutarı | CompanyAmountCredit |
| Firma Döviz Kodu | CompanyCurrencyCodeId |
| Alternatif Borç Tutarı 1 | AlternativeAmountDebit1 |
| Alternatif Alacak Tutarı 1 | AlternativeAmountCredit1 |
| Alternatif Döviz Kodu 1 | AlternativeCurrencyCodeId1 |
| Alternatif Borç Tutarı 2 | AlternativeAmountDebit2 |
| Alternatif Alacak Tutarı 2 | AlternativeAmountCredit2 |
| Alternatif Döviz Kodu 2 | AlternativeCurrencyCodeId2 |
| Alternatif Borç Tutarı 3 | AlternativeAmountDebit3 |
| Alternatif Alacak Tutarı 3 | AlternativeAmountCredit3 |
| Alternatif Döviz Kodu 3 | AlternativeCurrencyCodeId3 |
| Alternatif Borç Tutarı 4 | AlternativeAmountDebit4 |
| Alternatif Alacak Tutarı 4 | AlternativeAmountCredit4 |
| Alternatif Döviz Kodu 4 | AlternativeCurrencyCodeId4 |
| Borç/Alacak | DebitCredit |
| Açıklama | Description |
| Departman Kodu | DepartmentId |
| Cari Kodu | CustomerCardId |
| Belge Vade Tarihi | DocumentDueDate |
| Muhasebeleşen Belgenin Tipi | AccountingDocumentTypeID |
| Muhasebeleşen Belgenin Numarası | AccountingDocumentNumber |
| Muhasebeleşen Belgenin Tarihi | AccountingDocumentDate |
| Ödeme Açıklaması | PaymentDescription |
| Anlaşma Kodu | AgreementId |
| Proje Kodu | ProjectId |
| Proje Maliyet Türü | ProjectCostType |
| Proje Maliyetine Eklensin | AddToProjectCost |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Kayıt Kodu | DocumentPrefixCodes |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Muhasebeleşen Belgenin Kayıt Kodu | Code |
| Muhasebeleşen Belgenin Kayıt Adı | Name |
| Açıklama | Description |
| Manuel oluşturulacak muhasebe fişlerinde kullanılsın | AccountingReceiptCreatedManually |
| Sistem Sabiti | SystemConstant |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Belge Tipi | AccountingDocumentTypes |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Belgenin Kodu | Code |
| Belgenin Adı | Name |
| e-Defter'deki Belge Karşılığı | EquivalentInELedger |
| E-Defter Karşılığı Açıklaması | ELedgerProvisionExplanation |
| Açıklama | Description |
| Sistem Sabiti | SystemConstant |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Pasif Mi? | IsPassive |
| Pasiflendirme Tarihi | DatePassive |
| Tablo Adı: İndirilecek KDV | VATToDeducts |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Muhasebe Fiş Detayı | AccountingReceiptItemsID |
| Sıra No | SequenceNumber |
| Cari Kodu | CustomerCardsID |
| Alış Faturasının Tarihi | PurchaseInvoiceDate |
| Alış Faturasının Serisi | PurchaseInvoiceSerial |
| Alış Faturasının Sıra No'su | PurchaseInvoiceNumber |
| Satıcının Adı-Soyadı / Ünvanı | CustomerNameInformation |
| Satıcının Vergi Kimlik Numarası / TC Kimlik Numarası | CustomerTaxInformation |
| Alınan Mal ve/veya Hizmetin Cinsi | DescriptionGoodsOrService |
| Alınan Mal ve/veya Hizmetin Miktarı | QuantityGoodsOrService |
| Alınan Mal ve/veya Hizmetin KDV Hariç Tutarı | AmountGoodsServiceExcludingVat |
| KDV Tutarı | VatAmount |
| GGB Tescil No'su (Alış İthalat İse) | CustomEntryDeclarationRegistrationNo |
| Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi | VatPeriodUsedDiscount |
| İhracata Aracılık Edilen Firmanın Vergi Kimlik Numarası / TC Kimlik Numarası | TaxAndIdentificationNumber |
| Onay Durumu | ApprovalStatus |
| Proses Bilgisi | ProcessId |
| Tablo Adı: Bilanço/Gelir Tablosu İsim Tanımları | AccountBalanceSheets |
|---|---|
| Ekran Alan Adı | Tablodaki Karşılığı |
| ID | ID |
| Hesap Numarası | ChartOfAccountId |
| Bilanço Gelir Tablosu Adı | BalanceSheetName |